Qu’est-ce qu’une facture ?
Sommaire
Une facture est un document commercial qui établit une transaction entre un vendeur et un acheteur. Il s’agit d’un document très important pour les professionnels du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP). La facture est le moyen le plus courant par lequel les vendeurs remettent des informations sur le prix, la nature et l’étendue de la transaction aux acheteurs.
Elle comporte généralement tous les détails pertinents concernant la transaction, ainsi que les données du vendeur et de l’acheteur. Il existe différents types de factures qui peuvent être utilisées par les professionnels du BTP.
Une facture est un document commercial établi par un fournisseur à son client suite à une transaction commerciale ou à une prestation de service. Une fois rédigée, elle est envoyée au client pour réclamer le paiement. Un certain nombre d’informations doivent être incluses sur chaque facture afin qu’elle soit valide et conforme aux lois en vigueur. Les informations incluses sur une facture peuvent varier selon le type de produit ou service fourni et selon l’accord passé entre le vendeur et l’acheteur.
Le rôle principal des factures est d’informer votre client du montant qu’il doit vous payer pour un produit ou service spécifique. Une fois que votre client a reçu sa facture, il peut ensuite effectuer son paiement selon les informations mentionnées sur celle-ci. Si votre client ne paie pas à temps, vous pouvez alors envoyer des rappels et relances afin qu’il puisse régulariser la situation.
Les professionnels du BTP utilisent généralement des logiciels spécialisés pour créer et envoyer des rappels et relances automatisés si nécessaire. Cela permet aux entrepreneurs du BTP d’être plus efficaces et d’améliorer leurs revenus grâce à un suivi plus rapide des factures impayées.
Il existe plusieurs types de factures qui peuvent être utilisées par les entreprises. Chacune de ces factures a sa propre fonction et il convient donc de bien les comprendre avant de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise :
Une facture pro forma est un type spécial de document qui liste tous les produits ou services fournis par une entreprise et indique également le coût total estimé des biens ou services proposés avant que l’accord contractuel ne soit signé entre l’acheteur et le vendeur.
Elle peut être utile pour obtenir rapidement un devis avant de passer à la commande finale, ce qui permet aux clients potentiels d’avoir une idée approximative du coût total des biens ou services proposés par votre entreprise avant même qu’une transaction ne soit effectuée entre les deux parties.
Une facture d’acompte est un document qui peut être utilisé lorsque le fournisseur et le client s’accordent sur une certaine somme d’argent à verser à l’avance avant la conclusion de la transaction. Une fois que cette somme d’argent est reçue, le fournisseur peut alors passer à la livraison du produit ou service commandé par le client.
La facture d’acompte est généralement émise avant la facture finale et elle peut contenir des informations supplémentaires telles que le montant total exigé, les conditions de paiement et les dates limites pour procéder au paiement.
Une facture de situation est un document qui liste tous les services ou produits qui ont été fournis par une entreprise jusqu’à ce jour et qui indique également le montant total des biens ou services déjà fournis. Elle peut être utilisée pour donner un aperçu global des produits ou services qui sont déjà en cours de livraison et des biens ou services déjà payés par le client. Cela permet aux professionnels du BTP de suivre facilement les progrès du projet et de savoir combien il reste à payer par le client avant que la transaction ne soit complète.
Une facture de clôture est un document émis à la fin d’un projet afin d’indiquer aux clients qu’ils n’ont plus rien à payer et que toutes les obligations réciproques ont été remplies. Il liste tous les produits ou services fournis par votre entreprise et indique également le montant total qui doit être payé par le client pour terminer le projet. Cela aide votre entreprise à rester organisée car vous savez exactement quand un projet a été achevé et quand finaliser son paiement.
Une facture d’avoir est générée lorsqu’une entreprise rembourse une partie ou la totalité du montant initialement demandé par un client suite à une erreur, une non-conformité, un retour ou autres motifs similaires. Une fois que l’entreprise a honoré sa dette envers son client, elle émet alors une facture d’avoir afin que celui-ci puisse conserver une trace officielle du montant remboursé par votre entreprise.
Dans certains cas, il se peut que vous deviez envoyer cette facture au service comptable afin qu’elle soit prise en compte lorsque vous calculez vos impôts annuels.
Une bonne pratique pour créer des factures consiste à inclure certaines informations essentielles sur chacune d’entre elles afin de respecter les exigences comptables et fiscales en vigueur. Voici ce qui devrait normalement figurer sur chaque document :
En plus des informations mentionnées ci-dessus, certaines mentions sont également requises par la loi pour que votre document soit conforme aux exigences légales. Ces mentions comprennent :
Selon le type de produits et services offerts par votre entreprise, vous devrez peut-être inclure des informations supplémentaires sur vos factures. Par exemple, si vous vendez des produits alimentaires, vous devez indiquer le type de produit, sa date limite de consommation, son contenu nutritionnel et sa composition exacte.
Si vous vendez des biens ou services numériques (tels que des logiciels), vous devrez peut-être inclure des informations sur les droits d’auteur et/ou les licences utilisateur. Avant d’envoyer la facture à votre client, assurez-vous donc que toutes les informations nécessaires y figurent afin qu’il puisse connaître précisément ce qu’il a acheté.
Si vous êtes un professionnel du BTP qui cherche à mieux comprendre le système de gestion et de facturation d’une entreprise, voici quelques questions fréquemment posées qui pourront vous aider :
Une facture pro forma est envoyée avant la fin du projet afin de donner au client un aperçu approximatif du montant total à payer pour l’achat d’un produit ou service spécifique. Une fois que le client a accepté le coût estimé proposé dans cette première facture pro forma, il peut alors passer à la commande finale qui est confirmée par l’envoi d’une seconde facture incluant toutes les informations nécessaires pour procéder au paiement.
Oui. Une note de crédit est un document envoyé par un vendeur à un acheteur afin de confirmer que celui-ci a remboursé une partie du montant initialement demandée suite à une erreur ou autres motifs similaires. Cependant, contrairement à une note de crédit qui ne peut être envoyée qu’après réception du paiement initial par le vendeur, la facture d’avoir peut être émise à tout moment pour confirmer que le montant demandé a été remboursé.
Cette facture est considérée comme un document légal et doit être accompagnée de tous les documents nécessaires à la vérification de sa validité, tels qu’une preuve de paiement ou une lettre explicite mentionnant le motif du remboursement. Il est important de noter que les avoirs ne sont pas considérés comme des remboursements, mais plutôt comme des réductions sur le montant initial à payer. Il est également possible pour un vendeur d’utiliser une facture d’avoir comme escompte lorsque la somme due est payée plus rapidement que prévu.
Créer des factures en ligne est un moyen très pratique et efficace de générer des documents officiels pour votre entreprise. En effet, vous n’avez plus besoin d’utiliser des logiciels de bureau compliqués ou d’imprimer des documents sur papier. Il vous suffit d’utiliser un logiciel de facturation en ligne et vous pourrez facilement créer, envoyer et suivre facilement vos factures.
Ces logiciels sont également très utiles car ils permettent aux professionnels du BTP de recevoir rapidement les paiements par le biais de différents modes de paiement tels que la carte bancaire, Paypal ou encore virement bancaire.
Sources :
https://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires
https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31808